Dans un projet, les acteurs peuvent être nombreux, et définir clairement le rôle de chacun est essentiel.
A titre d’exemple, les rôles de l’AMO (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) et du PMO (Project Management Office) peuvent sembler similaires. Toutefois, il s’agit bien de positionnements très différents.
Nous vous proposons d’illustrer ces différences avec le classique jeu des 7 erreurs. Ceci, afin de vous permettre d’identifier les différences fondamentales entre ces 2 fonctions, et de vous aider à mieux dessiner les frontières, parfois ténues, entre ces deux acteurs d’un projet.
Comme dans tout jeu des 7 erreurs, c’est la forte ressemblance entre les 2 images (ici les 2 rôles) qui en fait tout l’intérêt. Commençons donc par partager succinctement les ressemblances entre le rôle d’AMO et celui de PMO (au-delà des 2 lettres de l’acronyme).
L’AMO et le PMO visent tous deux à se positionner dans un rôle de conseil, d’assistance, et de proposition, auprès du maître d’ouvrage qui reste le seul décideur.
Ainsi, chacun d’eux doit permettre au maître d’ouvrage de :
Où se cachent donc les différences entre le PMO et l’AMO ? En voici quelques-unes fondamentales :
Contrairement à l’AMO, le PMO n’est pas impliqué dans les choix fonctionnels de la solution à implémenter, mais se focalise sur les impacts et objectifs planning, en complément du regard apporté par les experts fonctionnels / métiers.
L’AMO veille aux arbitrages fonctionnels, c’est-à-dire à la bonne traduction et prise en compte du besoin de la maîtrise d’ouvrage [MOA] par la maîtrise d’œuvre [MOE]. A ce titre, l’AMO se doit de disposer de compétences doubles : à la fois techniques et fonctionnelles, par rapport au besoin concerné, pour faire le lien entre le besoin métier et son implémentation technique. Le PMO, quant à lui, n’a pas besoin d’être un expert métier ou technique de la solution à mettre en place, et centre son attention sur le respect du périmètre, du planning et des coûts du projet. En fonction des besoins, il sollicite les arbitrages permettant de garantir le respect des engagements qualité, coût, et délais.
Le PMO construit avec l’ensemble des équipes les « règles du jeu » du projet et les formalise (PAQ, PMP…), afin qu’elles soient partagées et respectées par l’ensemble des contributeurs du projet. Il veille ensuite au bon respect de ces règles du jeu et devient le garant de la méthodologie projet définie. L’AMO, quant à lui, s’en soucie moins, même si veiller au respect des règles est l’affaire de tous.
Choisir et mettre en place les outils de pilotage adaptés est essentiel à l’atteinte des objectifs projet. En tant que spécialiste de la gestion de projet, le PMO sélectionne et propose les indicateurs clés de performance (KPI) garantissant le suivi à tout moment de l’atteinte des objectifs du projet (qualité, coût, délais), et permettant ainsi la détection et remontée d’alertes. Le rôle de l’AMO vise plutôt à contrôler et réceptionner les prestations fournies par le maître d’œuvre aux côtés du maître d’ouvrage, ainsi que celles des entreprises et de ses sous-traitants le cas échéant, depuis la phase de conception jusqu’à la stabilisation en production de la solution mise en œuvre.
L’AMO et le PMO se doivent de tracer et conserver un historique des décisions prises tout au long d’un projet. Toutefois, le PMO se concentre sur la traçabilité des hypothèses de planification (charges / ressources, dépendances entre les tâches, contraintes calendaires, …), la traçabilité des actions et la traçabilité des décisions prises tout au long du projet. De son côté, l’AMO se focalise davantage sur la traçabilité des exigences et de leur évolution, au niveau de la conception, la réalisation et les tests associés.
Le PMO permet de garantir que les demandes des décideurs sont communiquées à toutes les personnes impliquées dans le projet et impactées par celui-ci. Il est souvent cité que « Le PMO sert de catalyseur au sein de l’entreprise, facilitant une collaboration harmonieuse entre toutes les parties prenantes ». En synthèse, le PMO facilite une démarche pragmatique et collaborative alignée sur les objectifs fixés par les décideurs en termes de qualité, coûts et délais. Ainsi, pour faire une analogie avec le sport automobile, là où le PMO joue un rôle de co-pilote indiquant la direction à suivre et alertant à l’arrivée d’un obstacle ou d’une difficulté, l’AMO tient le rôle d’ingénieur motoriste définissant et surveillant que les performances du moteur répondent aux attentes du Pilote et du circuit (piste, rallye…).
Par son positionnement centré sur la méthodologie projet et le respect du triptyque Qualité-Coût-Délai, le PMO contribue à former et à soutenir les chefs de projets et toutes les personnes impliquées dans un projet aux « bonnes pratiques de la Gestion de Projet ». Là où l’AMO permet aux équipes de monter en compétences sur un domaine particulier (outil, métier), le PMO participe au développement d’une culture projet au sein de l’Entreprise.
En conclusion, même si les qualités demandées à un AMO et un PMO peuvent être proches, notamment en termes de rigueur, ténacité, mais aussi de communication / relationnel, leur rôle dans un projet est très différent, chacun se focalisant sur son domaine d’expertise : le fonctionnel (métier et/ou outils) pour l’AMO et la gestion de projet (méthodologie et outils de Gestion de Projet) pour le PMO.
Il est donc préférable de séparer les rôles et de les faire porter par deux personnes différentes, afin que chacun se concentre sur son domaine.
Ensemble, faisons de grands projets d’avenir
